Di dunia logistik dan manajemen rantai persediaan, backorder merupakan kejadian umum yang dapat berdampak signifikan terhadap operasi bisnis. Panduan ini akan memberikan penjelasan terperinci tentang backorder, penyebabnya, dampaknya, dan strategi untuk mengelolanya secara efektif.
Apa itu backorder dalam logistik?
Backorder adalah pesanan untuk suatu produk yang tidak dapat dipenuhi segera karena kurangnya stok yang tersedia. inventaris. Bila pelanggan memesan barang yang saat ini stoknya habis, tetapi perusahaan memperkirakan barang tersebut akan tersedia di masa mendatang, pesanan ini dianggap sebagai pesanan tertunda. Pelanggan setuju untuk menunggu hingga produk tersedia, dan perusahaan berkomitmen untuk mengirimkannya sesegera mungkin.
Pesanan tertunda berbeda dengan barang yang stoknya habis. Jika stoknya habis, barang tersebut biasanya tidak tersedia untuk dibeli. Namun, barang yang dipesan tertunda masih dapat dipesan oleh pelanggan, dengan pemahaman bahwa akan ada keterlambatan pengiriman.
Bagaimana cara kerja backorder?
Proses penanganan backorder biasanya mengikuti langkah-langkah berikut:
- Pelanggan memesan produk yang saat ini tidak tersedia.
- Perusahaan menerima pesanan tersebut dan mengklasifikasikannya sebagai pesanan tertunda.
- Perusahaan memesan kepada pemasok atau produsennya untuk mengisi kembali stok.
- Setelah produk tersedia, perusahaan memenuhi pesanan tertunda.
- Produk dikirimkan ke pelanggan.
Selama proses ini, sangat penting bagi perusahaan untuk menjaga komunikasi yang jelas dengan pelanggan tentang status pesanan dan tanggal pengiriman yang diharapkan.
Apa penyebab terjadinya backorder?
Beberapa faktor dapat menyebabkan terjadinya backorder pada suatu perusahaan supply chain.
Lonjakan permintaan yang tak terduga
Ketika permintaan akan suatu produk tiba-tiba meningkat melebihi tingkat yang diperkirakan, persediaan yang tersedia dapat cepat habis, yang menyebabkan pemesanan ulang. Hal ini dapat terjadi karena berbagai alasan seperti:
- Lonjakan permintaan musiman
- Kampanye pemasaran viral
- Liputan media yang tidak terduga
- Dukungan selebriti
Gangguan rantai pasokan
Masalah di mana pun dalam rantai pasokan dapat mengakibatkan pemesanan ulang. Gangguan ini mungkin meliputi:
- Bencana alam yang mempengaruhi fasilitas produksi
- Keterlambatan atau gangguan transportasi
- Mogok kerja atau kekurangan tenaga kerja
- Peristiwa global seperti pandemi atau konflik geopolitik
Keterlambatan produksi
Produsen mungkin menghadapi tantangan yang memperlambat atau menghentikan produksi, seperti:
- Kerusakan peralatan
- Kekurangan bahan baku
- Masalah kontrol kualitas
- Batasan kapasitas
Manajemen persediaan yang buruk
Praktik manajemen inventaris yang tidak efektif dapat menyebabkan kehabisan stok dan pemesanan ulang. Hal ini mungkin disebabkan oleh:
- Perkiraan permintaan yang tidak akurat
- Tingkat stok pengaman tidak memadai
- Proses penataan ulang yang tidak efisien
- Kurangnya visibilitas inventaris secara real-time
Waktu tunggu yang lama
Beberapa produk, terutama yang memiliki proses produksi rumit atau bersumber dari lokasi yang jauh, mungkin memiliki waktu tunggu yang lebih lama. Jika waktu tunggu ini tidak diperhitungkan dengan baik dalam perencanaan inventaris, hal ini dapat mengakibatkan pemesanan ulang.
Apa dampak backorder terhadap bisnis?
Pemesanan tertunda dapat menimbulkan dampak positif maupun negatif terhadap bisnis.
Dampak positif
- Peningkatan penjualan. Dengan menerima pesanan tertunda, perusahaan dapat memperoleh penjualan yang mungkin akan hilang jika barang hanya ditandai sebagai kehabisan stok.
- Kesetiaan pelanggan. Pelanggan yang bersedia menunggu barang yang dipesan ulang sering kali memiliki keinginan kuat terhadap produk tersebut, yang dapat berubah menjadi loyalitas merek.
- Perkiraan permintaan. Pemesanan kembali menyediakan data yang berharga mengenai permintaan produk, membantu perusahaan meningkatkan perkiraan dan pengelolaan inventaris mereka.
- Mengurangi biaya inventaris. Menerima pesanan tertunda memungkinkan perusahaan beroperasi dengan tingkat persediaan yang lebih rendah, mengurangi biaya penyimpanan dan risiko keusangan.
Dampak negatif
- Ketidakpuasan pelanggan. Waktu tunggu yang lama untuk barang yang dipesan ulang dapat menyebabkan frustrasi pelanggan dan potensi kerugian bisnis.
- Meningkatnya tuntutan layanan pelanggan. Pemesanan yang tertunda sering kali mengakibatkan semakin banyaknya pertanyaan pelanggan tentang status pesanan, sehingga menambah beban kerja tim layanan pelanggan.
- Tantangan arus kas. Pemenuhan pesanan yang tertunda dapat memengaruhi arus kas, terutama jika pembayaran tidak diambil hingga pengiriman.
- Kompleksitas operasional. Mengelola pesanan tertunda menambah kompleksitas pada proses pemenuhan pesanan dan manajemen inventaris.
Apa saja strategi untuk mengelola pesanan tertunda?
Manajemen backorder yang efektif sangat penting untuk menjaga kepuasan pelanggan dan efisiensi operasional. Berikut adalah beberapa strategi yang perlu dipertimbangkan.
Meningkatkan perkiraan permintaan
Tepat peramalan permintaan penting untuk mencegah terjadinya pemesanan ulang. Manfaatkan data historis, tren pasar, dan analisis canggih untuk memprediksi permintaan di masa mendatang dengan lebih akurat. Pertimbangkan faktor-faktor seperti:
- Fluktuasi musiman
- Indikator ekonomi
- Tindakan pesaing
- Kampanye pemasaran
Optimalkan manajemen inventaris
Terapkan dengan kuat manajemen persediaan praktik untuk meminimalkan terjadinya backorder:
- Tetapkan titik pemesanan ulang yang sesuai dan persediaan keselamatan adalah ide yang bagus
- penggunaan perangkat lunak manajemen persediaan untuk pelacakan waktu nyata
- Terapkan penghitungan siklus untuk meningkatkan akurasi
- Mempertimbangkan Tepat Waktu (JIT) praktik inventarisasi bila sesuai
Meningkatkan hubungan pemasok
Hubungan yang kuat dengan pemasok dapat membantu mengurangi risiko pemesanan ulang:
- Mengembangkan kemitraan dengan pemasok yang dapat diandalkan
- Negosiasikan persyaratan yang menguntungkan untuk pesanan cepat atau prioritas pemenuhan
- Pertahankan saluran komunikasi terbuka untuk peringatan dini potensi masalah pasokan
- Pertimbangkan komponen atau produk penting dengan sumber ganda
Terapkan sistem manajemen pesanan yang kuat
Sistem manajemen pesanan yang efektif dapat membantu menyederhanakan penanganan pesanan tertunda:
- Otomatisasi pemberitahuan backorder kepada pelanggan
- Prioritaskan pemenuhan pesanan tertunda saat stok tersedia
- Memberikan pembaruan status pesanan secara real-time kepada pelanggan dan tim internal
Berkomunikasi dengan jelas dengan pelanggan
Komunikasi yang transparan adalah kunci untuk mengelola harapan pelanggan:
- Tunjukkan dengan jelas perkiraan waktu tunggu untuk item yang dipesan ulang
- Berikan pembaruan rutin tentang status pesanan
- Tawarkan alternatif atau pengganti bila diperlukan
- Pertimbangkan insentif bagi pelanggan yang bersedia menunggu (misalnya, diskon untuk pembelian berikutnya)
Mengembangkan kebijakan backorder
Buat kebijakan yang jelas untuk menangani pesanan tertunda:
- Tentukan periode backorder maksimum yang dapat diterima
- Tetapkan prosedur pembatalan dan pengembalian uang
- Tetapkan pedoman untuk memprioritaskan pemenuhan pesanan tertunda
- Tentukan cara menangani pengiriman parsial
Memanfaatkan cross-docking
Untuk barang dengan permintaan tinggi dan sering terjadi pemesanan ulang, pertimbangkan penerapan cross-docking:
- Produk diterima dan segera disiapkan untuk pengiriman tanpa disimpan di gudang
- Hal ini dapat secara signifikan mengurangi waktu antara menerima stok dan memenuhi pesanan tertunda
Memantau dan menganalisis data backorder
Tinjau data backorder secara berkala untuk mengidentifikasi tren dan area yang perlu ditingkatkan:
- Lacak frekuensi backorder berdasarkan produk
- Menganalisis penyebab backorder berulang
- Mengukur dampak backorder terhadap kepuasan pelanggan dan penjualan
Singkatnya, Backorder dalam logistik terjadi saat pelanggan memesan produk yang saat ini stoknya habis, tetapi perusahaan menerima pesanan tersebut dan berjanji untuk mengirimkannya saat barang tersedia.
